Un Team Building réussi commence bien avant le jour de l’événement. Lorsque les objectifs, les attentes et les contraintes de l’entreprise sont clairement définis, il devient beaucoup plus facile de concevoir une expérience cohérente, de comparer les propositions des prestataires et d’éviter les mauvaises surprises. Le cahier des charges constitue justement le document de référence qui permet de cadrer le projet.
Bien préparé, il permet à l’entreprise de transformer une idée d’événement en un projet structuré, mesurable et adapté à ses équipes.
Pourquoi préparer un cahier des charges ?
Le cahier des charges permet de communiquer clairement les attentes de l’entreprise au cabinet ou à l’agence chargée de l’organisation.
Il évite notamment les incompréhensions sur :
- Les objectifs ;
- Le nombre de participants ;
- La date ;
- Le budget ;
- Le lieu ;
- Les activités souhaitées ;
- Les contraintes particulières ;
- Les prestations attendues.
Pour le prestataire, c’est également un outil précieux pour proposer une solution réellement adaptée plutôt qu’un programme standard.
1. Présenter l’entreprise et le contexte
Commencez par quelques informations sur votre organisation et la raison pour laquelle vous souhaitez organiser ce Team Building.
Par exemple :
Contexte : intégration de nouveaux collaborateurs, baisse de cohésion, célébration d’une réussite, séminaire annuel ou accompagnement d’une transformation.
Cette partie permet au prestataire de mieux comprendre le sens du projet.
2. Définir clairement les objectifs
C’est probablement la partie la plus importante du cahier des charges.
Il faut déterminer ce que l’entreprise souhaite obtenir à travers l’événement.
Les objectifs peuvent être :
- Renforcer la cohésion ;
- Améliorer la communication ;
- Développer le leadership ;
- Stimuler la créativité ;
- Renforcer l’intelligence collective ;
- Remobiliser les équipes ;
- Favoriser l’intégration ;
- Accompagner une transformation.
Il est préférable de sélectionner deux ou trois objectifs prioritaires plutôt que de vouloir tout travailler en même temps.
3. Préciser le profil des participants
Indiquez le nombre de participants et leur profil.
Par exemple :
- 30 collaborateurs ;
- Équipe commerciale ;
- Managers ;
- Direction ;
- Collaborateurs de plusieurs services ;
- Nouveaux arrivants.
Le profil des participants influencera directement le choix des activités et du format.
4. Définir la date et la durée
Le cahier des charges doit préciser :
- La date souhaitée ;
- Les éventuelles dates alternatives ;
- La durée ;
- L’heure de début ;
- L’heure de fin.
Il peut également être utile de préciser si l’événement doit se dérouler en semaine ou durant le week-end.
5. Choisir la destination ou laisser le prestataire proposer
Vous pouvez imposer un lieu ou simplement définir vos préférences.
Par exemple :
Abidjan : pour limiter les déplacements.
Bingerville : pour bénéficier d’un environnement plus calme tout en restant proche d’Abidjan.
Grand-Bassam : pour une journée de cohésion avec changement de cadre.
Assinie : pour une expérience plus immersive ou un séjour résidentiel.
Yamoussoukro : pour un séminaire ou une expérience hors du cadre habituel.
Si vous n’avez pas encore choisi la destination, demandez au prestataire de proposer deux ou trois options adaptées à votre budget et à vos objectifs.
6. Définir le type d’activités recherché
Il n’est pas nécessaire de choisir précisément toutes les activités.
Vous pouvez simplement indiquer le type d’expérience souhaité :
- Sportive ;
- Ludique ;
- Créative ;
- Collaborative ;
- Culturelle ;
- RSE ;
- Orientée management ;
- Orientée innovation.
Cette approche laisse au cabinet une marge de créativité pour construire un programme cohérent.
7. Préciser le niveau de prestation attendu
C’est un élément souvent oublié.
L’entreprise doit préciser le niveau d’expérience recherché : événement simple, standard, premium ou entièrement personnalisé.
Cela permet au prestataire de calibrer ses propositions en matière de lieu, de restauration, de transport, d’animation, de scénographie et de personnalisation.
8. Indiquer l’enveloppe budgétaire
Il est recommandé d’indiquer une enveloppe budgétaire indicative lorsque cela est possible.
Cela permet au prestataire de proposer directement des solutions réalistes.
Le budget peut être présenté :
- Par participant ;
- En budget global ;
- Avec une enveloppe minimale et maximale.
L’objectif n’est pas nécessairement de rechercher le prix le plus bas, mais de permettre au prestataire de proposer le meilleur équilibre entre expérience, qualité et budget.
9. Lister les prestations attendues
Le cahier des charges doit préciser ce que vous souhaitez inclure.
Par exemple :
- Transport ;
- Hébergement ;
- Restauration ;
- Activités ;
- Animation ;
- Matériel ;
- Décoration ;
- Photographie ;
- Vidéo ;
- Cadeaux ou récompenses ;
- Coordination sur place.
Cela facilitera ensuite la comparaison entre les différents devis.
10. Prévoir les contraintes particulières
Cette partie peut faire toute la différence.
Indiquez notamment :
- Les contraintes alimentaires ;
- Les restrictions médicales ou physiques à prendre en compte ;
- Les besoins d’accessibilité ;
- Les horaires impératifs ;
- Les contraintes de transport ;
- Les règles internes de l’entreprise ;
- Les exigences de confidentialité ;
- Les contraintes liées à l’image ou à la communication.
Plus le prestataire connaît les contraintes en amont, plus il peut construire un événement sécurisé et fluide.
11. Demander un livrable précis au prestataire
Votre cahier des charges doit également indiquer ce que vous attendez dans la proposition.
Vous pouvez demander :
- Un concept ;
- Un programme détaillé ;
- Une proposition de lieu ;
- Le détail des activités ;
- Un devis détaillé ;
- Les prestations incluses et non incluses ;
- Les conditions de paiement ;
- Les conditions d’annulation ;
- Les références ou réalisations similaires.
Cela permet de comparer les offres sur des bases réellement similaires.
Un modèle simple de cahier des charges
Pour gagner du temps, votre document peut suivre cette structure :
1. Présentation de l’entreprise
2. Contexte et objectifs
3. Nombre et profil des participants
4. Date et durée
5. Destination souhaitée
6. Type d’expérience recherchée
7. Activités souhaitées
8. Prestations attendues
9. Budget disponible
10. Contraintes particulières
11. Livrables attendus
12. Date limite de réception des propositions
Cette structure suffit généralement pour permettre à un cabinet spécialisé de comprendre rapidement le projet.
Le cahier des charges ne doit pas être trop restrictif
Un bon cahier des charges doit être précis sans empêcher la créativité du prestataire.
Si vous imposez déjà le lieu, les activités, le programme et chaque détail de l’événement, vous risquez de limiter les possibilités de proposition.
Il est souvent plus intéressant de définir clairement :
ce que vous voulez atteindre, plutôt que la manière exacte dont le prestataire doit y parvenir.
Vous pouvez par exemple indiquer :
« Notre objectif est de renforcer la collaboration entre les services et de favoriser l’intelligence collective. »
Puis laisser le cabinet proposer les activités les plus pertinentes pour atteindre cet objectif.
Un bon cahier des charges facilite la réussite du projet
Le cahier des charges n’est pas une simple formalité administrative.
C’est le point de départ de la conception du Team Building.
Plus les objectifs, les attentes et les contraintes sont clairs, plus le prestataire pourra proposer une expérience cohérente et personnalisée.
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